Krajowy System e-Faktur nie jest kolejnym „projektem IT do odhaczenia”, tylko stałym sposobem pracy z dokumentem. Jeśli potraktujesz go jak orkiestrę, w której każdy instrument (dane, role, integracje, decyzje) ma swoje miejsce i tempo, zyskasz przewidywalność: mniej wyjątków, krótsze zamknięcie miesiąca, spokojniejsze audyty. Wnioski z badań pokazują, że największe potknięcia pojawiają się nie na poziomie haseł, lecz w praktyce — tam, gdzie brakuje dyscypliny procesu i pierwszej automatyzacji.
Dlaczego firmy wciąż grzęzną w „ręcznym”?
Na poziomie deklaracji jest dobrze: większość organizacji rozumie, co zrobić w razie niedostępności systemu. Zderzenie z rzeczywistością następuje przy pierwszym kontakcie dokumentu z systemem — tam, gdzie trzeba połączyć rejestrację, walidacje i nadawanie ról. To właśnie tu wychodzi na jaw luka między teorią a praktyką: w badaniu jedynie 44% firm potwierdziło automatyczną rejestrację faktur z KSeF od nowych kontrahentów, co przekłada się na ręczne obejścia, kolejki i kosztowną powtarzalność.
Biura rachunkowe jako „radar” ryzyk
Najbardziej trzeźwy obraz widać z perspektywy biur rachunkowych, które na co dzień pracują na realnych danych i konfiguracjach. W tej grupie — zwłaszcza wśród podmiotów korzystających z ekosystemu Comarch — ocena gotowości klientów jest celowo surowsza (średnio 1,81 w pięciostopniowej skali vs 3,08 u konkurencji), a aż 75% wskazuje niski lub bardzo niski poziom przygotowania. To nie czarnowidztwo, lecz zdrowy realizm: im bliżej integracji, uprawnień i wyjątków, tym wyraźniej widać luki, które później generują koszty.
Most między deklaracją a praktyką: skrócić dystans
Badanie „Gotowi na KSeF” podpowiada prostą diagnozę: ogólne zasady są w miarę znane, ale brakuje mechanizmów, które „popychają” dokument do przodu bez udziału człowieka. Tam, gdzie pierwszy krok jest zautomatyzowany (rozpoznanie nowego kontrahenta, rejestracja, wstępne walidacje), znika większość wąskich gardeł. Dlatego wdrożenie warto zacząć nie od „wielkiego szkolenia”, lecz od spięcia najwcześniejszych odcinków procesu.
Plan operacyjny w 4 krokach
1) Mapa ścieżki i wersja awaryjna. Rozpisz standardowe przejście (wpływ → walidacje → decyzje → księgowanie → archiwum) oraz ścieżkę na wypadek niedostępności KSeF: jakie dowody zbierasz i jak wygląda późniejsze wyrównanie. To usuwa domysły i skraca decyzje.
2) Automatyzacja „pierwszej mili”. Włącz automatyczne rozpoznanie nowych kontrahentów oraz rejestrację faktur z KSeF wraz z bazowymi walidacjami. Człowiek wchodzi do gry dopiero przy odstępstwie — tam jest jego największa wartość dodana.
3) Role, uprawnienia, ślady. Ustal minimalną matrycę odpowiedzialności i zakres uprawnień, zadbaj o rejestr zmian oraz politykę certyfikatów. To „kręgosłup” procesu, który pozwala przechodzić audyty bez nerwów.
4) Komunikacja w mikroformatach. Zamiast jednorazowych maratonów szkoleniowych przygotuj one-pagery „co robię dziś”, krótkie testy po module i checklisty dla ról. Jeden kanał zgłoszeń + tygodniowa karta statusu ograniczają szum i przyspieszają decyzje.
Telemetria i obsługa wyjątków: widzieć to zarządzać
Uruchom podstawową „observability”: kolejki dokumentów, mediany czasów w węzłach, odsetek odrzuceń i trzy najczęstsze powody. Dołóż alerty progowe (spadek automatyzacji, skok wyjątków w danym typie) oraz jeden desk z prostą taksonomią (błąd integracji, brak danych, odrzut walidacji, spór biznesowy). Dzięki temu wyjątkami zarządzasz jak procesem, a nie jak listą e-maili.
Rytm 30–60–90: zmiana bez zadyszki
Dni 1–30: mapa ścieżki + scenariusz awaryjny, podstawowe walidacje, start logów i krótkich raportów.
Dni 31–60: automatyzacja pierwszego kontaktu, onboarding nowych kontrahentów, mikro-szkolenia z testami, jedno „okno” zgłoszeń.
Dni 61–90: pełny cut-over, katalog wyjątków i SLA, przegląd metryk i decyzje o kolejnych automatyzacjach (routing, dodatkowe walidacje, raporty przekrojowe).
Wskaźniki, które trzymają kurs
- Udział faktur przetworzonych bez udziału człowieka — rosnący trend tygodniowy jako główny barometr zdrowia procesu.
- Mediana czasu od wpływu do księgowania — liczona w godzinach, z monitoringiem „długiego ogona”.
- Odrzuty na 100 dokumentów — z kodem przyczyny; trzy najczęstsze powody raportowane w jednym wierszu.
- Adopcja wiedzy — % osób, które zaliczyły krótkie testy po modułach; najlepszy predyktor spadku incydentów.
Finał: przewidywalność, która zostaje
Dobrze ułożony KSeF (więcej na: https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/ ) to nie „duży projekt”, lecz standard pracy: jasne role, bramki jakości przy źródle, automatyzacja pierwszego kontaktu i jedna kolejka wyjątków. Gdy ta układanka działa, firma przestaje płacić „podatek od improwizacji”, a zespoły odzyskują czas na decyzje, które tworzą wartość. To właśnie znaczy orkiestracja procesu — i tak wygląda KSeF bez improwizacji.