Firmy transportowe zatrudniają przede wszystkim kierowców. Z kolei rozliczanie czasu pracy kierowców nie należy do najłatwiejszych zadań. Jak przygotować się na ewentualną kontrolę? Jak uniknąć kar finansowych za błędy w rozliczeniach? I wreszcie, jak nie stracić zaufania wśród pracowników? Jeżeli szukasz odpowiedzi na te pytania, koniecznie zapoznaj się z poniższym poradnikiem.

Jak przygotować się na kontrolę w firmie w zakresie czasu pracy kierowców?

Chociaż Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) ma prawo przeprowadzić niezapowiedzianą kontrolę, to rutynowe czynności sprawdzające często odbywają się po uprzednim zawiadomieniu pracodawcy. Wówczas też pracodawca ma możliwość przygotowania się do kontroli. Jakie kroki należy w tej sytuacji podjąć? Kluczowe jest:

• sprawdzenie stanu dokumentacji kadrowej – należy zweryfikować, czy akta osobowe poszczególnych pracowników zawierają wszystkie wymagane dokumenty, np. aktualne badania lekarskie;
• przygotowanie dokumentacji – mowa o innych niż akta osobowe pracowników dokumentach, do których inspektorzy PIP niemal na pewno będą chcieli uzyskać dostęp;
• upewnienie się, że rozliczanie czasu pracy kierowców odbywa się w oparciu o aktualne przepisy i w tym zakresie nie ma żadnych uchybień – nawet w przypadku korzystania z usług zewnętrznego partnera pracodawca powinien zachować kontrolę nad prawidłowością rozliczeń, gdyż to on ponosi odpowiedzialność za ewentualne naruszenia.

Rozliczenie czasu pracy kierowców – jak uniknąć błędów?

Chociaż rozliczanie czasu pracy kierowców opiera się na danych i narzędziach informatycznych, w praktyce wymaga również wiedzy prawnej i właściwej interpretacji przepisów. Podstawowy powód jest jeden – mowa o stopniu skomplikowania tego zagadnienia. Rozliczanie czasu pracy kierowców wymaga znajomości krajowych regulacji i unijnych rozporządzeń. Do tego dochodzi specyfika pracy kierowców – ich czas pracy to nie tylko czas spędzony na prowadzeniu pojazdu. Stąd tak ważne są wiedza i doświadczenie w dokonywaniu takich rozliczeń.

Aby uniknąć błędów w rozliczeniach kierowców, warto zdać się na współpracę z ekspertami – osobami specjalizującymi się w tym zagadnieniu. Alternatywą dla utworzenia stanowiska dla takiego pracownika jest skorzystanie z oferty podmiotu, który świadczy usługi księgowe i kadrowe dla firm transportowych – przykładem może być firma Evotax. To rozwiązanie rekomendowane głównie z dwóch powodów – mowa o kosztach obsługi i poprawności rozliczeń.

Jak może pomóc firma oferująca rozliczenia dla branży transportowej 

Jest jeszcze jeden powód, dla którego współpraca z firmą oferującą usługi księgowe i kadrowe dla branży transportowej może się opłacać – mowa o przygotowaniu przewoźnika do zmian w prawie. Prawo pracy, podobnie jak prawo podatkowe, wciąż ewoluuje – przepisy są na bieżąco dostosowywane do zmieniających się realiów rynku. Firma skoncentrowana na świadczeniu usług dla branży transportowej (jak Evotax) może:

• informować z wyprzedzeniem o zmianach w prawie – tuż po tym, jak nowe przepisy zostaną uchwalone, a jeszcze przed ich wejściem w życie;
• pomóc wdrożyć zmiany – w ostatnich latach przewoźnicy musieli zmierzyć się głównie z tzw. Pakietem Mobilności;
• wesprzeć proces rozliczeń – oferując pomoc w zakresie automatyzacji, która pozwoli szybko wyłapać nieprawidłowości.

Dodatkowo przewoźnicy współpracujący z wyspecjalizowanym w zakresie księgowości partnerem mogą też liczyć na cykliczne kontrole wewnętrzne m.in. akt osobowych kierowców. Takie działania pozwalają wykryć i skorygować błędy jeszcze przed ewentualną kontrolą PIP lub ITD.