Ręczne wypełnianie tabel, niekończące się maile i stosy papierowych wniosków… Brzmi znajomo? Coraz więcej firm odkrywa, że nowoczesne narzędzia HR potrafią zamienić ten chaos w uporządkowany system, który działa niemal sam. Sprawdź, dlaczego automatyzacja procesów HR może opłacić się i Twojej firmie.
Mniejsze ryzyko błędów
Ten, kto prowadził ewidencję urlopów w arkuszach kalkulacyjnych, wie, że jedna źle wpisana formuła, przypadkowo usunięty wiersz albo niezaktualizowany plik może być źródłem poważnych problemów. Nagle okazuje się, że pracownik ma ujemny bilans dni wolnych albo dwa zespoły umówiły urlopy w tym samym tygodniu. Automatyzacja eliminuje takie sytuacje.
System HR automatycznie oblicza m.in. limity urlopowe, uwzględniając staż pracy, rodzaj umowy i politykę firmy. Nie pomyli się przy proporcjonalnym naliczaniu dni wolnych dla osoby zatrudnionej w połowie roku. Każda zmiana w danych pracownika natychmiast przekłada się na aktualizację jego uprawnień.
Pamiętaj, że błędy w dokumentacji kadrowej to nie tylko problem organizacyjny. Mogą prowadzić do konfliktów z pracownikami, kłopotów podczas kontroli czy nawet konsekwencji prawnych.
Efektywniejsze zarządzanie zespołem
Zarządzanie zespołem to zarówno koordynacja projektów, jak i dbanie o to, by właściwi ludzie byli dostępni w pracy w odpowiednim czasie. Automatyzacja procesów HR daje menedżerom narzędzia, które czynią te zadania łatwiejszymi i przewidywalnymi.
Współdzielony kalendarz nieobecności zmienia sposób myślenia o dostępności zespołu. Zamiast wysyłać maile z pytaniem, kto może wziąć nadgodziny w przyszłym tygodniu, sprawdzasz to w kilka sekund. Widzisz nakładające się urlopy i możesz zareagować, zanim staną się problemem. Planujesz ważne spotkanie? Wiesz od razu, czy jego najważniejsi uczestnicy będą wtedy obecni w pracy.
Raporty generowane przez system pokazują, kiedy pracownicy najczęściej biorą wolne, jak rozkłada się obciążenie w ciągu roku i czy ktoś nie zapomina o wykorzystaniu przysługującego urlopu. Te informacje pozwalają lepiej planować budżet, projekty i rekrutację.
Odciążenie działów HR
Specjaliści HR mają do wykonania znacznie bardziej wartościowe zadania niż przepisywanie danych między systemami. Automatyzacja pozwala im wreszcie się na nich skupić. Rekrutacja, rozwój pracowników, budowanie kultury organizacyjnej – te obszary wymagają ludzkiej kreatywności i empatii, których żaden algorytm nie zastąpi.
Pomyśl o typowym dniu pracy w dziale personalnym bez automatyzacji. Będzie on wypełniony odpowiadaniem na pytania o stan urlopu, ręczne generowanie zaświadczeń i wprowadzanie danych do systemu płacowego. Te czynności są konieczne, ale nie stanowią wartości dodanej. Aplikacja do urlopów, cyfrowe kartoteki dokumentów i systemy RCP przejmują te rutynowe zadania.
Mniej administracji oznacza też możliwość obsługi większej liczby pracowników bez proporcjonalnego zwiększania zespołu HR. Dla rozwijających się firm to argument nie do przecenienia. Automatyzacja skaluje się praktycznie bez ograniczeń, podczas gdy „ręczne” procesy wymagają ciągłego zatrudniania nowego personelu.
Automatyzacja procesów HR to nie fanaberia dużych korporacji. To praktyczne narzędzie dla każdej organizacji, która ceni czas swoich ludzi i chce działać sprawniej.