Dlaczego prostota po stronie klienta jest kluczowa?
Wraz z KSeF pojawia się praktyczne pytanie: kto odpowiada za pobieranie i akceptację faktur kosztowych — klient czy biuro rachunkowe? Oczywiście biura nie mogą przejmować odpowiedzialności za merytoryczną poprawność dokumentów, ale muszą pilnować, by klient wykonał swoją część pracy. Żeby to było realne, rozwiązanie dla klienta musi mieć jedną kluczową cechę: prostotę. W przeciwnym razie nowy obowiązek szybko zniechęci użytkowników. Wielu klientów biur rachunkowych jest skupionych na swoim biznesie i traktuje akceptację faktur jako zbędny formalizm — choć bezpośrednio wpływa ona na wynik finansowy firmy.
Realia pracy biura: wieloklientowość i skala
Biuro rachunkowe działa w realiach wieloklientowych: dziesiątki uprawnień do KSeF, setki dostawców, tysiące dokumentów miesięcznie i różne przyzwyczajenia po stronie klientów. Najlepsze programy automatyzują całą ścieżkę — od pobrania dokumentu z KSeF po jego zaksięgowanie — tak, by zespół księgowy zajmował się wyłącznie wyjątkami.
Założenie projektowe: inteligentny i przejrzysty ekosystem
Kluczowe założenie: cały kontakt z klientem odbywa się w inteligentnym ekosystemie. Wyszukiwanie faktur i zrozumienie ich historii (wraz z korektami) musi być proste. Panel klienta jest skrajnie przejrzysty: czytelne statusy, duże przyciski, krótkie zadania, prowadzenie „krok po kroku” i zero „ukrytych” opcji — tak, aby klarowność szła w parze z bogatą funkcjonalnością.
Pięć funkcji, które naprawdę robią różnicę
1. Akceptacja przez klienta (z e-maila lub panelu) + pytania inicjowane przez biuro
System wysyła do klienta prośbę o akceptację lub odrzucenie z poziomu e-maila albo portalu. Klient widzi dwa duże przyciski: „Akceptuj” i „Odrzuć” (z obowiązkowym podaniem powodu).
Gdy do zaksięgowania brakuje informacji mimo opisu wystawionego przez klienta, biuro zadaje konkretne pytanie w systemie (np. „koszt czy towar?”). Klient otrzymuje proste, ustrukturyzowane formularze odpowiedzi (pola wyboru/krótki tekst). Cała rozmowa jest trwale przypięta do faktury i widoczna w jej osi czasu. System pilnuje terminów odpowiedzi, wysyła przypomnienia i prowadzi pełny dziennik „kto, kiedy, co”.
2. Bezdotykowy import i przejrzysta wizualizacja faktur z KSeF
Program automatycznie pobiera faktury w imieniu każdego klienta (na podstawie nadanych upoważnień) i prezentuje ich czytelną wizualizację. Biuro może wgrać schematy kontowe, aby automatycznie nadawać konta księgowe lub kolumny/kategorie KPiR.
Reguły klasyfikacji działają per klient, dzięki czemu zdecydowana większość dokumentów trafia od razu do rejestrów i ksiąg, a tylko nieliczne wyjątki wymagają reakcji księgowego.
3. Automatyczna komunikacja ze sprzedawcą i obsługa korekt w imieniu klienta
Po odrzuceniu faktury z uzasadnieniem system automatycznie kontaktuje się ze sprzedawcą (na adres z faktury w KSeF lub wskazany przez nabywcę) i prosi o wystawienie faktury korygującej. Sprzedawca widzi powód odrzucenia, wystawia korektę, a system łączy ją z fakturą źródłową.
Klient otrzymuje jasną prezentację różnic między dokumentami. Po akceptacji zarówno faktura źródłowa, jak i korygująca są gotowe do eksportu do programu księgowego.
4. Automatyczne łączenie korekt z dokumentami źródłowymi — także masowo
System natychmiast pobiera korekty z KSeF i dopasowuje je do dokumentów źródłowych, wykorzystując identyfikator KSeF, numery dokumentów, dane sprzedawcy, daty oraz kwoty netto/brutto/VAT (z uwzględnieniem kursów walut). Rozumie łańcuchy kolejnych korekt i korekty częściowe.
Po dopasowaniu różnice są księgowane zgodnie z zasadami, a jeśli korekta zamyka spór — program odblokowuje płatność. To działa masowo (dziesiątki/setki dokumentów) i generuje czytelny raport per klient.
5. Panel klienta: maksymalnie przejrzysty, mobilny i „prowadzący za rękę”
- Jedna lista zadań: „Do akceptacji”, „Do odpowiedzi” (na pytania z biura), „Do płatności” — bez księgowego żargonu.
- Duże, zrozumiałe przyciski i statusy wprost („Nowa faktura”, „Czekająca na korektę”, „Wyeksportowana do księgowości”); widok działa świetnie na telefonie.
- Mini-podpowiedzi przy każdym pytaniu (np. różnica „koszt vs towar”), tooltipy i krótkie checklisty.
- Wszystko w jednym miejscu: dokument, komentarze, decyzje, terminy, historia zmian — koniec skakania po mailach i załącznikach.
- Uprawnienia dostosowane do roli (właściciel, kierownik, użytkownik), by nie przytłaczać zbędnymi opcjami.
Jak oswoić nowość i opór klientów (zmiana nawyków)?
Zmiana sposobu współpracy bywa trudna. Oto praktyki, które naprawdę działają:
- Onboarding w 10 minut — pierwsze logowanie + krótki „tour” po panelu pokazujący tylko najczęstsze kroki (Akceptuj/Odrzuć/Odpowiedz na pytanie).
- Szablony pytań — gotowe, krótkie ankiety (np. „koszt czy towar?”) redukują liczbę kliknięć i nie wymagają znajomości księgowości.
- Czas na odpowiedzi — system sam przypomina i eskaluje; klient widzi korzyści: szybsze rozliczenia i płatności.
- „Bez maili, bez chaosu” — powtarzaj komunikat: wszystko jest w systemie i przypięte do faktury; nic nie ginie, każdy widzi historię.
- Małe zwycięstwa — na starcie włącz tylko podstawowe moduły (akceptacje + pytania kontekstowe). Pozostałe funkcje uruchamiaj stopniowo.
Dlaczego właśnie te funkcje?
Bo pozwalają skalować obsługę bez proporcjonalnego wzrostu kosztów, skracają czas cyklu od wpływu dokumentu do płatności, ograniczają błędy i porządkują współpracę z klientem oraz jego dostawcami. Innymi słowy: zespół pracuje na danych i wyjątkach, a nie na załącznikach i mailach, a klient widzi prosty panel, jasne decyzje i szybkie pytania, które domykają temat w minutę.
KSEFEO dla biur rachunkowych
Na podstawie wymagań opisanych powyżej oraz rozmów z biurami rachunkowymi, rozwiązanie https://ksefeo.pl/ wydaje się obecnie najlepiej przygotowane na potrzeby biur rachunkowych, a wprowadzane przez nie automatyzacje to nowa jakość na polskim rynku narzędzi do obsługi klientów biur.
